KI-Automatisierung im Mittelstand: Wann sie sich lohnt

Der häufigste Irrtum zuerst

Die meisten Anfragen, die mit „wir bräuchten da mal KI“ beginnen, beschreiben am Ende gar kein KI-Problem. Sie beschreiben einen Ablauf, der festen Regeln folgt: Wenn eine Rechnung von diesem Lieferanten kommt, gehört sie auf jene Kostenstelle. Wenn eine Anfrage das Wort „Reklamation“ enthält, geht sie an den Kundenservice.

Solche Abläufe braucht kein Sprachmodell. Eine klassische Automatisierung ist dafür günstiger, schneller gebaut und — der wichtigste Punkt — vorhersehbar. Sie tut morgen dasselbe wie heute. Ein Sprachmodell kann bei derselben Eingabe zu einem anderen Ergebnis kommen, was in vielen Zusammenhängen ein Vorteil ist und in manchen ein ernsthaftes Problem.

Künstliche Intelligenz spielt ihre Stärke dort aus, wo starre Regeln scheitern: bei freier Sprache, bei Dokumenten in wechselnden Formaten, bei Aufgaben, für die man die Regel gar nicht vollständig aufschreiben könnte. Wer diese Unterscheidung vorab trifft, spart sich viel Geld.

Aufgaben, die im Mittelstand regelmäßig infrage kommen

Die folgenden fünf Bereiche tauchen in Gesprächen mit mittelständischen Unternehmen immer wieder auf. Nicht alle brauchen KI — bei zweien davon ist eine schlichte Verbindung zwischen zwei Programmen die bessere Lösung.

Wie Sie vorab überschlagen, ob es sich rechnet

Für diese Rechnung brauchen Sie keinen Berater. Sie brauchen drei Zahlen aus Ihrem eigenen Betrieb:

1. 1.Wie oft? Wie häufig fällt die Aufgabe an — pro Tag, pro Woche, pro Monat? Zählen Sie zwei Wochen lang mit, statt zu schätzen. Die Schätzung liegt fast immer daneben, meistens zu niedrig.
2. 2.Wie lange? Wie viele Minuten kostet ein einzelner Durchgang, inklusive der Unterbrechung drumherum? Wer aus einer konzentrierten Arbeit gerissen wird, verliert mehr als die reine Bearbeitungszeit.
3. 3.Was kostet ein Fehler? Was passiert, wenn sich jemand vertippt — fällt es sofort auf, oder taucht es drei Wochen später in der Buchhaltung auf? Dieser Posten wird am häufigsten vergessen und ist oft der größte.

Häufigkeit mal Zeit ergibt den jährlichen Aufwand. Kommen Sie dabei in den Bereich mehrerer Arbeitswochen pro Jahr, lohnt sich ein genauerer Blick fast immer. Landen Sie bei zwei Stunden im Jahr, hat sich das Thema erledigt — und zwar unabhängig davon, wie gut die Technik ist.

Bewusst stehen hier keine Beispielrechnungen mit konkreten Eurobeträgen, wie man sie zu diesem Thema oft liest. Wir müssten sie uns ausdenken, und Zahlen aus einem fremden Betrieb sagen über Ihren nichts aus. Die Methode oben können Sie dagegen heute auf Ihren eigenen Fall anwenden.

Ein realistischer erster Schritt

Der übliche Fehler ist, groß anzufangen. Sinnvoller ist ein einzelner, klar abgegrenzter Vorgang, der oft genug vorkommt, dass sich eine Wirkung überhaupt zeigen kann. Den lässt man ein paar Wochen mitlaufen — anfangs parallel zur bisherigen Arbeitsweise, damit sichtbar wird, wo er danebenliegt.

Erst wenn dieser eine Vorgang zuverlässig läuft, lohnt der nächste. Das dauert länger als der große Wurf und ist der Grund, warum solche Projekte am Ende überhaupt benutzt werden.

Häufige Fragen

Braucht man für Automatisierung im Mittelstand zwingend künstliche Intelligenz?

Nein, und das ist der häufigste Irrtum. Ein großer Teil dessen, was Unternehmen automatisieren wollen, folgt festen Regeln: Wenn eine Rechnung von diesem Lieferanten kommt, geht sie an diese Kostenstelle. Dafür genügt eine klassische Automatisierung — sie ist günstiger, schneller gebaut und vor allem vorhersehbar. Künstliche Intelligenz lohnt sich dort, wo freie Sprache oder unstrukturierte Dokumente im Spiel sind.

Ab welcher Unternehmensgröße lohnt sich das?

Die Größe des Unternehmens ist selten der entscheidende Faktor, die Häufigkeit der Aufgabe schon. Ein Betrieb mit fünfzehn Mitarbeitern, bei dem täglich vierzig Belege von Hand erfasst werden, hat einen klareren Fall als ein Hundert-Personen-Unternehmen mit einem Vorgang pro Woche.

Was kostet eine Automatisierung?

Das hängt vom Umfang ab, und seriös lässt sich das erst nach einem Blick auf den konkreten Ablauf sagen. Wir nennen bewusst keine Pauschalpreise: Zwei Projekte, die von außen gleich aussehen, unterscheiden sich im Aufwand oft um ein Vielfaches, je nachdem welche Systeme beteiligt sind und wie sauber die Daten vorliegen. Nach dem Erstgespräch bekommen Sie eine Einschätzung mit klaren Kosten.

Was passiert mit unseren Daten?

Das gehört vor den Projektstart geklärt, nicht danach. Je nach Anwendungsfall lässt sich vieles so bauen, dass sensible Daten das Unternehmen nicht verlassen. Wo ein externer Dienst nötig ist, sollten Sie wissen, welcher das ist, was dort verarbeitet wird und was daraus für die Datenschutzgrundverordnung folgt.

Ersetzt Automatisierung Arbeitsplätze?

In der Praxis verschiebt sie eher Aufgaben als Stellen. Was wegfällt, sind meist die Tätigkeiten, die ohnehin niemand gern macht — abtippen, sortieren, hinterhertelefonieren. Bei den Unternehmen, die wir begleiten, ist der übliche Effekt, dass dieselben Leute wieder Zeit für die Arbeit haben, für die sie eingestellt wurden.

Wie fängt man an, wenn man noch nicht weiß, was man automatisieren will?

Mit Beobachten statt mit Technik. Zwei Wochen lang notieren, welche Tätigkeiten sich wiederholen und wie lange sie dauern, ergibt fast immer eine brauchbare Liste. Genau das ist auch der Einstieg, den wir im Erstgespräch machen.